패스트캠퍼스

보고서 작성은 직장인들이 업무를 하며 가장 스트레스를 받는 작업 중 하나다. 간결하면서 핵심만 담는 게 그리 쉬운 일은 아니기 때문이다. 실제로 신입 사원은 물론, 어느 정도 연차가 쌓인 직급까지 보고서 작성에 많은 시간을 할애하는 경우가 많다. 여기에 보고 내용을 발표하는 상황까지 오면 스트레스는 가중된다. 과연 직장인에게 보고서 작성과 PT 능력이 요구되는 이유는 무엇일까? 콘텐츠위드 김윤미 대표를 만나 이야기를 나눠 보았다.

김윤미 대표는 PT와는 관련이 없는 환경 공학을 전공했다. 전공을 살려 오뚜기 입사에 성공했지만, 그녀가 배치된 부서는 ‘품질 보증실’이었다. “임원 면접에서의 모습 때문에 저를 당차고 씩씩한 사람으로 본 것 같습니다. 저도 부서 배치를 보고 깜짝 놀랐죠. 고객 클레임을 처리하는 게 주된 업무라, 처음엔 쉽지 않았습니다.”

특히 클레임 처리 건에 대해 보고서를 작성하고 PT 자료를 만드는 일이 잦았다. 그러나 PT보다 실험이 많았던 공대생이 워드와 엑셀, PPT를 잘 다룰 리가 만무했다. 그렇다고 기존 자료가 잘 정리되어 있던 것도 아니었다. 이때 신입사원의 패기가 발동했다.

“보고서를 제일 잘 쓰는 직원이라는 이야기를 듣고 싶었습니다. 당시 보고서 작성에 대한 책이나 자료가 많지 않았던 터라, 여러 블로그를 검색하면서 보고서 작성에 대한 스킬을 쌓아갔죠.” 그렇게 2~3년 차가 되니, 어느새 김윤미 대표는 부서 내 모든 보고서와 발표 자료를 모두 제작하고 있었다. 클레임을 처리하는 데서 오는 정신적인 스트레스도 공부의 원동력이 됐다.

업무 발표를 준비하면서 뜻밖의 재능도 발견했다. 남들에게는 그저 처리해야 하는 일 중 하나였지만, 그녀는 그 속에서 재미를 느꼈다. “이런 작업을 하는 직업에 대해서 흥미가 생기기 시작했습니다. 찾아보니 강사로 활동하면 보고서 작성과 PT를 모두 할 수 있었죠. 신입 사원으로 다시 시작하더라도 강사로 이직해야겠다고 결심하게 되었습니다.”

다행히 김윤미 대표는 경력직으로 삼성물산 패션 부문 영업전략팀 대리이자, 사내 강사로 이직에 성공했다. 그러나 사내 강사이다 보니 PT 기획은 물론 CS와 세일즈까지 다양한 분야를 모두 강의로 풀어내야 했다. 패션 부문이다 보니 소재와 트렌드와 관련된 강의도 많았다.

사내 강사라 하루에 몇백 장이 넘는 강의 교안을 제작하는 것도 업무의 하나였다. 처음엔 패션 전공의 신입보다 더 모르는 상태였지만, 책과 유튜브를 통해 공부해나가면서 금방 배울 수 있었다. 교안 퀄리티도 날이 갈수록 높아졌다. 그러나 다른 직원에 비해 실력이 점차 쌓이게 되자, 업무량이 조금씩 늘어나고 말았다.

“아무래도 사내 강사다 보니 출장도 잦았습니다. 첫째 아이를 낳고 난 후라, 아이를 지방에 계신 친정어머니께 맡길 수밖에 없었죠. 아이와 만나는 날은 주말밖에 없었습니다.” 이러한 생활을 6개월을 반복하면서, 김윤미 대표는 일과 육아를 병행할 수 없음을 깨닫게 되었다. 결국 그녀는 마땅한 대안을 세우지 못한 채 퇴사를 하게 된다.

퇴사 후 전보다 자유로운 생활을 누리게 되었지만, 역시 마음은 편치 않았다. 그때 다른 패션 회사에서 강사를 찾고 있다는 소식을 들었다. 프리랜서 강사로서의 시작이었다. “초반엔 강의가 없어 힘들기도 했죠. 그러나 점차 강의 분야가 넓어지면서, 콘텐츠 위드를 창업하게 되었습니다. 1인 기업부터 시작해 곧 4인 기업이 될 예정입니다.” 

김윤미 대표가 삼성물산부터 지금까지 강의를 해온 지 벌써 10년이 다 되어 간다. 그러나 수강생 대부분이 한 가지 오해하는 점이 있다. 바로 PPT 디자인에만 신경을 쓴다는 점이다. 발표와 PPT 스킬의 상관관계를 묻자, 그녀는 PPT 스킬을 쌓는 것이 '가치 있는 일'이라 생각한다고 답했다.

"사람들은 어떤 정보를 받아들일 때 에너지를 아낍니다. 이때 전달하는 사람이 그 정보를 구조화하는 데 조금이라도 더 신경을 쓴다면, 받아들이는 사람의 시간을 단축할 수 있죠. PT 자료와 보고서도 마찬가지입니다. "

PPT를 무작정 예쁘게 만드는 이들에게도 한 마디를 남겼다. "디자인은 두 번째 작업입니다. 물론 예쁘면 눈길이 먼저 가겠죠. 그러나 필요 없는 정보를 빼 핵심 메시지만 남기는 것, 그리고 깔끔한 배치가 우선으로 되어 있어야 합니다. 삭제와 강조, 배치가 되어 있지 않은데 예쁘게 만드는 데만 신경 쓴다면 그건 자료의 본질을 벗어난 거라 생각합니다."

특히 그녀는 대학생과 사회 초년생이라면 유튜브, 온라인 강의를 통해 PPT 스킬을 미리 쌓아둘 것을 강조했다. 회사에서는 자신의 업무를 표현하는 스킬도 필요하기 때문이다. 무엇보다 연차가 쌓일수록 PT 자료를 준비하는 것 이외에 더 중요한 역량을 키울 일이 많아진다. 이때 미리 배워둔 PPT 제작 능력이 차별화된 경쟁력이 될 수 있다.

"일을 잘하는 데 표현 능력이 없는 사람이 있습니다. 그러면 당연히 커리어에 도움이 되지 못합니다. 본질적으로 일을 잘하는 것도 중요하지만, 표현력을 갖추기 위해 노력하는 자세도 필요합니다. PPT가 그 능력을 극대화해 발전의 기회를 줄 수 있다고 생각합니다. 잘하고 싶다는 욕심을 가진 분이라면 미루지 말고 빨리 시작해 그 능력을 갖추시기를 바랍니다."